IMCG-bloggen

Så hållbarhetssäkrar du ditt event

2017-06-12

Att vara digitalt uppkopplad har hög prioritet när vi arrangerar event idag. Det är lätt hänt att andra perspektiv får stå åt sidan. Konferenser, seminarier, mässor, webinars världen över har digitalt fokus med aktörer som vill dela med sig av sina framgångsfaktorer. Oavsett fokus på eventet finns det en digital närvaro – #hashtag för sociala medier, livesändningar, appar och sms. Det är mycket att tänka på och det gäller att ha de rätta namnen på talarlistan för att locka folk och nå ut i bruset. 

Med huvudet fullt av allt digitalt som måste klaffa och överträffas är det lätt att glömma de andra aspekterna. Hållbarhet är också på agendan, mer eller mindre. I alla fall som utsmyckning. Ju mer man slår på trumman desto högre blir besökarnas förväntningar. Då gäller det att ha koll på detaljerna. Är budskapet att innehållet på eventet ligger i framkant, är hållbart och innovativt då måste det också vara det. Är grön hållbarhet ett perspektiv så kan man exempelvis inte servera vatten i plastflaskor, som sedan dessutom slängs i blandsopor. 2017 är det inte okej att bara ha manliga huvudtalare, det känns riktigt omodernt på en framtidskonferens. Det är inte lätt att göra rätt alltid och vi alla faller dit då och då, mest på grund av tidsbrist och lite tid för reflektion samt att den kreativa ivern att nå ut slår knut även på de bästa.

Här kommer fem tips från Amanda von Matern, strategisk kommunikatör på IMCG, på hur du kan hållbarhetssäkra ditt event för att inte riskera små men avgörande missar:

1. Projektleder du eventet är det bra att på förhand engagera en resurs med uppdrag att upprätta en checklista utifrån er värdegrund, som exempelvis kan innefatta:

2. Ekologisk hållbarhet – ger genomförandet av eventet avtryck på miljön när det gäller lokal, transport, mat, sophantering, eventuella gåvor och kommunikationsmaterial (trycksaker)?

3. Social hållbarhet – mångfald och jämställdhet: hur ser talarfördelningen ut när det gäller kvinna/man, kulturell och socioekonomisk bakgrund, ålder mm. Är villkoren för de anställda hos leverantörer goda?

4. Ekonomisk hållbarhet – kan eventet genomföras mer resurseffektivt för att minska åtgången av ändliga, gemensamma resurser?

5. Som pricken över i:et – tillsätt en mindre intern testgrupp som inte är så involverade i eventet och som lätt kan ta på sig en extern besökares hållbarhetsglasögon. Presentera upplägg, kommunikation och hela kundresan för gruppen och be dem kommentera och ställa frågor om något är oklart. Använd gruppen med viss tidsmarginal så att det också finns utrymme för eventuella förändringar, annars skapar frågor och kommentarer bara stress eftersom man ändå inte hinner göra några förändringar.

Lycka till!

På IMCG genomför vi många event, både större och mindre. Ibland missar vi också detaljerna, såklart. Tillsammans kan vi bli bättre och göra bättre. Låt oss hjälpas åt att sprida de goda exemplen och tricken för en mer hållbar värld – även på event när vi vill glänsa som mest och är öppna för att lära av varandra.

Se även Swedish Standard Institutes (SIS) checklista

Om författaren

Amanda von Matern

Amanda von Matern

Amanda von Matern är Innovation Project Manager på IMCG med expertis inom strategisk kommunikation och sociala medier. Amanda är utbildad kommunikatör och har bland annat jobbat som marknadschef inom IT-branschen och med förändringsarbete.