IMCG-bloggen

Fyra tips – så vinner du en offentlig upphandling

2016-04-21

Endast 14 procent av små och medelstora företag deltar i offentliga upphandlingar enligt Tillväxtverket. Många anser att en offentlig upphandling är komplicerat och tar för lång tid. Men det behöver inte vara så krångligt. Med tipsen från Amarina Sandhu, Project Quality Manager på IMCG, blir processen strukturerad och du stärker ditt anbuds möjligheter.

I grund och botten för en lyckad projektansökan eller ett anbud är det främst två saker som är viktiga; dels att kraven uppfylls enligt förfrågningsunderlaget och dels innehållet i form av exempelvis goda referenser.

Här är fyra konkreta tips som stärker vägen till ett framgångsrikt anbud.

1. Planera anbudet
Gå igenom skallkraven och strukturera upp en checklista över vad som måste skickas in. Uppfyller ni inte samtliga krav kommer ni att filtreras bort direkt. Ta då en funderare på om ni verkligen ska gå vidare. Kanske ser ni det som en lärprocess och väljer trots liten möjlighet för kontraktsvinst ändå att skicka in ert anbud. Inventeringen av goda referenser och arbetet med struktur och formuleringar kan vara värdefullt inför framtida säljinsatser.

2. Ställ frågor
Vid genomgången av förfrågningsunderlaget kan ni upptäcka otydligheter som gör att ni måste ställa en öppen fråga i upphandlingsportalen. Tänk på att alla frågor är synliga för alla, så läs även ställda frågor från era konkurrenter. Kanske kommer det fram viktig information att ta hänsyn till.
Finns det lösa trådar i upphandlingsunderlaget bearbeta dessa tidigt så att ni inte har kommit för långt i arbetet innan det är utrett.

3. Kvalitetssäkring av anbudet
Ta på dig läsarens glasögon och sätt dig i deras sits.
Det kan vara värt att strukturera upp anbudsdokumenten och be en kommunikatör att språkgranska texten och se över layouten. Lättlästa dokument med enhetlig design ger rätt intryck och minskar risken för missförstånd eller att budskapet inte når hela vägen fram.

4. Var ute i god tid
Detta kan låta som en mindre aspekt, men är avgörande.
Saker kan strula på vägen eller ta längre tid än beräknat. Inte minst om det är ett omfattade anbud med flera partners. Att be om kompletteringar i elfte timmen stressar upp vem som helst. Se därmed till att alla dokument som ska bifogas anbudet verkligen är insamlade med god tidsmarginal.

Om författaren

Amarina Sandhu

Amarina Sandhu

Amarina Sandhu är Project Quality Manager på IMCG. Hon har kunskap inom ekonomi, med examen både från Royal Holloway University of London och en magister från Göteborgs Universitet. Amarina engagerar sig gärna i processerna som behövs för att uppnå rätt projektkvalitet.