IMCG-bloggen

Så minskar du risken med multipartnerprojekt

2019-05-07

Har du blivit medlem i en styrgrupp för ett innovationsprojekt med flera partners och en extern finansiär? Här får du tips på hur du genom en bra uppstart kan minska riskerna och öka effektiviteten i projektet.
– Det är i början av projekt man har möjlighet att sätta både processer och kultur som underlättar för resten av projektet och här spelar styrgruppen en central roll, säger Lena Holmberg, innovationsprojektledare på IMCG.

Arbetet i en styrgrupp för ett projekt med flera partners, som dessutom många gånger finansieras av ytterligare en part, skiljer sig åt från styrgrupparbete inom en enda organisation. Här finns ingen tydlig projektägare som enväldigt kan fatta beslut om resurser och prioriteringar, utan arbetet är en kollektiv process. Då styrgruppsmedlemmarnas erfarenheter av att jobba på detta sätt ofta varierar finns en fördel i att tidigt sätta formerna för hur arbetet ska gå till.

Det är lätt att glömma att ta tag i grundläggande frågor som skapar förutsättningar inte bara för projektet utan för möjligheterna att realisera det som tas fram. Man låter bråttom gå före viktigt, vilket sällan är lyckat på längre sikt.

Tips för att lyckas med styrgruppsarbetet och därmed projektet
IMCG har lång erfarenhet av att medverka i styrgrupper och att jobba i multipartnerprojekt. Exempelvis ingår vi i styrgruppen för CELSIUS och DenCity, och jobbar med styrgruppen för CATE-Pro i ett uppdrag som följeforskare. Baserat på detta har vi tagit fram en verktygslåda för styrgrupper som fokuserar på den kritiska uppstartsperioden och tar fasta på följande grundläggande frågeställningar:

  • Varför? Ge utrymme för att gå djupt in i frågan om varför olika parter medverkar så att det blir tydligt vad man vill ha ut av arbetet.
  • Hur? Samskapa en uppförandekod och sätt att arbeta med kommande styrgruppsmöten.
  • Vad? Se till att tidigt säkerställa en samsyn kring hantering av intellektuella tillgångar för att säkerställa att resultaten kommer till användning.
  • När? Börja arbetet redan innan första styrgruppsmötet så att ledamöterna har en chans att förankra frågor på hemmaplan först.
  • Vilka? Låt styrgruppsordföranden tillsammans med projektledaren samarbeta kring förberedelser och genomförande.

– I början av ett innovationsprojekt är alla angelägna om att komma igång och det är mycket fokus på leveranser, tidplaner och resurser. Då är det lätt att glömma att ta tag i mer grundläggande frågor som skapar förutsättningar inte bara för projektet utan för möjligheterna att realisera det som tas fram. Man låter bråttom gå före viktigt, vilket sällan är lyckat på längre sikt, säger Lena Holmberg, innovationsprojektledare på IMCG.

Verktygslådan innehåller tre verktyg:

  1. Checklista som stöd för att skapa en ”code of conduct”
  2. Modell för uppstartsmöte för styrgruppen
  3. Agendastomme för regelbundna styrgruppsmöten

Verktygen kan även användas för styrgrupper som varit igång ett tag och som vill backa bandet lite för att ta tag i viktiga frågor som gör det möjligt att komma vidare. Vill du veta mer? Kontakta Lena Holmberg.